‘Alles staat op één plek: duidelijk en actueel’

Om het hele logistieke proces stapsgewijs te vernieuwen werkt DUO aan de modernisering van het examenlandschap (MEX). ‘MEX richt zich op het vernieuwen van de systemen die DUO gebruikt voor de examenlogistiek,’ vertelt Ellen. ‘Daarbij is de samenwerking met het CvTE cruciaal. Dat is voor ons één van de belangrijkste stakeholders, naast OCW natuurlijk.’

Applicaties uit ‘het jaar van Van Basten’

MEX begon omdat de oude systemen simpelweg het logistieke proces niet meer voldoende ondersteunden. ‘De belangrijkste applicatie die we gebruiken voor de examenlogistiek stamt nog uit het jaar dat Nederland Europees voetbalkampioen werd met Marco van Basten’ (1988, red.), zegt Ellen met een knipoog. ‘Sindsdien zijn processen en programmeertalen flink veranderd. Daardoor wordt het steeds lastiger om mensen te vinden die er überhaupt aan kunnen werken. Bovendien is het examenproces de afgelopen veertig jaar flink veranderd, bijvoorbeeld door de komst van kandidaten uit het voortgezet speciaal onderwijs. Daar was het systeem oorspronkelijk niet voor ontworpen.’

Resultaat: examenbetrokkenenportaal

Een concreet resultaat van MEX is het examenbetrokkenenportaal, een digitale tool voor examenbetrokkenen zoals  surveillanten, examinatoren en locatievoorzitters. ‘Het portaal is een soort cockpit,’ legt Jacob uit. ‘Examenbetrokkenen zien welke taken ze hebben, waar en wanneer ze verwacht worden en zij kunnen hun beschikbaarheid doorgeven en declaraties indienen. Alles op één plek, duidelijk en actueel.’

Slim dashboard geeft grip op planning

Sinds 2021 is het portaal operationeel. Jacob: ‘Elke examenbetrokkene staat in dat portaal. Wat ik de afgelopen drie jaar merkte, is dat het ons ontzettend veel inzicht geeft.’ Wekelijks bespreken CvTE en DUO werving, selectie en planning aan de hand van dashboards met actuele data: wie zich heeft aangemeld, beschikbaarheid, en bezetting per vakgroep. ‘Zo zien we snel waar bijgestuurd moet worden,’ zegt Jacob. ‘Als bijvoorbeeld het aantal surveillanten-aanmeldingen achterblijft, kunnen we gericht werven.’ Ook maakt het portaal gerichte communicatie naar examenbetrokkenen mogelijk.

Dit werkt écht!

De koppeling met een modern roosterprogramma levert veel op. ‘We hebben nu een automatisch indeelprogramma dat werkt op basis van bevoegdheden en beschikbaarheid,’ zegt Jacob. ‘Dat werkt veel efficiënter dan alle losse Excels die DUO voorheen gebruikte.’ Bij zo’n 30.000 mondelinge examens per jaar is strakke organisatie essentieel. ‘Het is leuk om te merken dat dit stukje modernisering echt werkt voor onze werving van examenbetrokkenen, selectie en planning. Daar zit voor het CvTE de échte meerwaarde van deze tool.’

Bovendien helpt het systeem bij het borgen van kwaliteit: ‘We hanteren bepaalde kwaliteitscriteria voor het samenstellen van commissies, zoals ervaring, bevoegdheden en ook voorkeuren rond reisafstand. Het is prettig dat je binnen het systeem met die variabelen kunt spelen. Zo werk je aan betere afnamecondities en krijg je meer grip op wie je waar inzet.’

Iedereen tevreden?

De reacties van gebruikers zijn vooral positief. ‘We kregen zelfs bloemen en complimenten,’ lacht Ellen. Jacob: ‘Bij ons geldt meer: geen nieuws is goed nieuws, maar wie ik spreek is echt tevreden, vooral omdat declareren sneller gaat en je de status van je aanvraag direct ziet, dat is gewoon prettig.’ Wel merkt hij dat surveillanten of examinatoren zich makkelijker afmelden, omdat dat met één vinkje kan. Gelukkig zorgt het systeem er bij afmeldingen voor dat iemand anders automatisch op de vrijgekomen plek wordt ingedeeld en daar bericht over krijgt. Hierdoor blijft de impact beperkt.

Wat er nog op het verlanglijstje staat

Jacob ziet genoeg praktische verbeterpunten. ‘Het zou mooi zijn als locatie-informatie, bijvoorbeeld op welke school een examinator moet examineren, direct aan de planning gekoppeld is, zodat je die niet meer apart hoeft na te mailen.’ Verder zouden examendocumenten zoals literatuurlijsten en profielwerkstukken van kandidaten eerder beschikbaar moeten zijn in het portaal, ter inzage voor examinatoren. ‘Als je die een dag van tevoren kunt inzien, bereid je je beter voor.’

Ook voor kandidaten ziet hij ruimte voor verbetering. ‘Laat ze hun rooster gewoon in het portaal bekijken, in plaats van per post of mail. Dat scheelt tijd én gedoe.’ Hij benadrukt dat deze wensen onderdeel zijn van een groeiproces: ‘We bespreken ze met DUO, maar realiseren ons ook dat niet alles tegelijk kan. We hebben nu een stevige basis, die kunnen we uitbouwen.’

En hoe nu verder?

De modernisering loopt nog zeker tot en met 2028, vertelt Ellen. ‘Het oude systeem bevat nog functionaliteiten die we zorgvuldig moeten overzetten.’ De grootste knelpunten, zoals diverse foutgevoelige en niet-AVG-proof Excelbestanden, zijn inmiddels aangepakt. De komende jaren ligt de focus op het helemaal uitfaseren van de oude applicatie.

Tegelijk blijft het portaal zich doorontwikkelen. ‘We voegen steeds nieuwe functies toe, zoals een declaratiefunctionaliteit,’ zegt Ellen. ‘Na de uitfasering van de oude applicatie, verbeteren we die verder. We willen uiteindelijk tooling waarmee we straks makkelijker kunnen veranderen en verbeteren, zonder te zeggen: dat kan niet omdat de software het niet toelaat.’

De aanpak gaat bewust in stapjes: klein beginnen, testen in de praktijk en verbeteren op basis van gebruikerservaring. ‘Het voordeel van iets simpels aanbieden en mensen ermee laten werken, is dat je hun wensen krijgt op basis van de nieuwe manier van werken, niet op basis van hoe het vroeger ging. Zo sluit het portaal steeds beter aan op wat gebruikers echt nodig hebben.’

Publicatiedatum: 26 september 2025